Eine im eigenen Büro betriebene laute Telefonanlage ist jetzt leise
Seltsamer Titel? Nein, ein erfolgreiches Kundenprojekt.
Im Mai 2020 bekamen wir eine Anfrage, eine lokale Telefonanlage mit ca. 40 Nebenstellen zu erneuern. Das in die Jahre gekommene Telefonsystem lief nicht mehr stabil, die Tischtelefone waren abgenutzt und an ein Schnurlos-Telefon, im Fachjargon DECT-System, war nicht zu denken. Ein weiteres Problem unseres Kunden, war aber wohl die Lautstärke des Servers auf dem die Telefonanlage lief.
Da wir seit 2019 an keinen unserer Kunden mehr, irgendwelches „Blech“, sprich Server-Hardware ausliefern, gab es nur eine Lösung: Eine Telefonanlage aus dem Internet. Der Kunde war zunächst skeptisch.
Nach kurzer Analyse und einem unterhaltsamen Gespräch, wurde für mich schnell klar, welche Lösung die Passende auf dem Markt ist. Und das zu einem unschlagbaren fairen Preis:
Die easybell Cloud Telefonanlage
Zum Start des Projektes kümmerten wir uns um die Portierung – den Umzug – des Rufnummernblocks von der Deutschen Telekom hin zu easybell. Als langjähriger easybell Partner unterstützen wir hier unsere Kunden, da eine Portierung zwar ein gesetzlich vorgeschriebener Prozess ist und es klare Abläufe gibt aber trotzdem hin und wieder böse Fallstricke existieren. In den kommenden Wochen führten wir mit dem Kunden einen Setup-Workshop durch. In dem legten wir alles fest, was wir zur Ersteinrichtung des Systems benötigten: Rufnummernblöcke, Durchwahlen, Mitarbeiter und deren Endgeräte, VoIP-Apps, Rufgruppen, Ansagen, Anrufbeantworter, Rufweiterleitungen, Pickup-Gruppen bis hin zu Besetztlampenfeldern, mit denen Mitarbeiter sehen können, wann ein Kollege telefoniert. Und das ab sofort auch im HomeOffice oder unterwegs auf dem Handy.
Die ursprünglich 41 Nebenstellen reduzierten wir am Ende auf 32, denn so eine Migration hat auch immer etwas Befreiendes. Man löst sich ganz nebenbei von so vielen Altlasten. Wir lieferten dem Kunden 23 schöne Tisch- und 5 Schnurlos-Telefone der Firma Snom, welche wir vorher mit aktuellster Software bestückt und mit der Cloud Telefonanlage verbunden hatten. Das 10 Jahre alte Faxgerät haben wir nicht mehr ersetzt. Vielmehr kommen Faxe jetzt als E-Mail an einen E-Mail-Verteiler und zum Versenden eines Faxes wird ein webbasiertes Werkzeug verwendet.
Ohne, dass der Kunde es so richtig auf dem Schirm hatte, kam er ca. ein halbes Jahr später und fragte mich, wie aufwändig es wäre, HomeOffice-Mitarbeiter in die Telefonanlage zu integrieren. Da strahlte natürlich mein IT’ler-Herz. Denn es bedeutete nur: Hast du ein Endgerät (und das kann auch ein Smartphone sein), dann kannst du sofort loslegen. Denn bei einer Cloud-Telefonanlage spielt es keine Rolle mehr, ob das IP-Telefon im Büro, zu Hause im HomeOffice oder sonst wo steht. Hast du Internet, hast du Telefon. Und zwar so, als würdest du im Büro sitzen:
- Du telefonierst mit der Rufnummer deiner Firma
- Du bist auf deiner Firmennummer erreichbar
- Du bist genauso Teilnehmer von Rufgruppen (z.B. die Zentrale) wie im Büro
- Deine Besetztlampenfelder funktionieren wie im Büro
- Du vermittelst an Mitarbeiter so als würdest du im Büro sitzen
Merkt ihr was? Es gibt keinen Unterschied!
Oder doch? Ok, einen gibt es: Wenn du nicht bereit bist, Geld für ein zusätzliches IP-Telefon ausgeben zu wollen, dann installiere dir die kostenlose „easybell VoIP to go App“ auf dein vorhandenes Smartphone und lege los. Alles das, was ich oben beschrieben habe, gilt auch für die VoIP-App. Du hast dann sozusagen dein Tischtelefon als App auf deinem Handy.
Der Kunde war begeistert, dass wir ihm binnen einer Woche 10 HomeOffice-Arbeitsplätze inkl. Endgeräte und VoIP-Apps eingerichtet haben. Die HomeOffice-Arbeitsplätze sollen auch heute, nach der Pandemie, bestehen bleiben.
Und das Beste, auch zwei Jahre nach dem Projekt: Die Telefonanlage ist jetzt leise.
